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事務所移転では「やることリスト」を作った方が良い

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経験したことがあると分かると思いますが、
引っ越しの時って意外とやることが多いんですよね。

一人暮らしで荷物も少ないから引っ越しも簡単と高を括っていたら、
あれもこれもとなって最終的には徹夜で荷造りなんてことになってしまいます。

自宅の引っ越しでもそうなんですから、事務所移転となるとたとえ個人で経営している
小規模な事務所でももっとやることが多くなります。

まして仕事をしながら移転準備も進めないといけないので、
どうしてもし忘れることが出てきてしまいます。

そこで事務所移転の際にやらなければならないことについて、
詳しく見ていきたいと思います。

最後には「本業が忙しすぎて事務所移転のことに手が回らない」という場合の
「奥の手」も紹介しちゃいますよ。

事務所移転の際はやることをリスト化してチェックすべし

冒頭にも書いたように、事務所移転の際にはやらなければならないことが多く、
どうしてもし忘れていることが出てきてしまいます。

後から取り返せることなら良いですが、中には期限が決まっており、
出来ていないと事務所移転そのものに大きな影響を与えることもあります。

ですから事務所移転の際には、
やることをリスト化して1つずつ確実にクリアしていった方が良いんですね。

「やることリスト」を事務所の机に貼って、やり終えたことをチェックしていけば、
漏れなくスムーズに事務所が移転できますよ。

旧事務所退去に際してやること

事務所移転の際には新しく事務所となる物件を探すんですが、それと並行して
現在事務所として利用している物件を退去する準備も進めないといけません。

まず今の事務所物件に入居した際の「賃貸契約書」を確認しましょう。

物件の賃貸契約書には、解約することをどれぐらい前に物件のオーナーや管理会社に
通知しないといけないかという「解約予告期間」が定められているはずです。

一般的には半年前となっていますが、
比較的小規模な物件の場合は3か月前に設定されていることもあります。

移転先の入居時期と今の事務所の解約時期を上手く調整しないと、
家賃を二重に払う期間が長くなってしまいますよ。

また、今の事務所物件に入居した際に納めた敷金や保証金の返還時期についても
確認しておきましょう。

退去後3か月から6か月で返還されることが一般的なようですから、今の事務所の
敷金や保証金をそのまま新しい事務所の敷金や保証金に回すことは難しいですね。

事務所の原状回復工事も忘れずに

住宅の引っ越しでもそうですが、
賃貸物件から退去する際にトラブルになりやすいのが「物件の原状回復」です。

本格的な移転準備に入る前にこれをしっかり確認しておかないと、
敷金が返ってこないばかりか、移転後さらに原状回復費用を請求されかねません。

まず物件のオーナーや管理会社とともに物件の状態をチェックし、
原状回復工事が必要な個所を確認します。

原状回復工事が必要な個所を確認したら、
工事業者に見積もりを依頼することになります。

この際、見積もりと原状回復工事を依頼する業者はオーナーや管理会社が
決めてくれるのかこちら側で探さないといけないのかも確認しておきましょう。

さらに原状回復工事の詳しい内容についても話をしておいた方が良いですね。

例えば壁の一部を壊してしまっている場合、壊れた部分だけ補修するのか、
壁一面を塗り直すのかで原状回復工事にかかる費用は大きく違ってきます。

新事務所への移転に際してやること

事務所の移転する場合、まず移転先となる物件を探すんですが、
とにかく家賃が安くて床面積が広ければ良いというわけでもありません。

自分や従業員の通勤や取引先との行き来なども考えて、
交通アクセスのあまり良くない地域は避けた方が良いですね。

少々家賃が高くても電車やバスなどの公共交通機関が使いやすい所の方が、
交通費が安く済むので、結果的に経費節約に繋がります。

それから事務所となる物件の周辺に、
どういった施設があるのかもチェックしておきましょう。

業種に限らず頻繁に出入りすることになるので
 ・金融機関
 ・郵便局
 ・役所
などが近くにあるかどうかは重要です。

さらに昼食や残業時の食事などのことも考えて、
飲食店やお弁当などが買える商業施設も近くにあった方が良いと思います。

また実際に入居して仕事を行う際に不便にならないよう、
電話回線の数や空調設備の位置なんかもチェックしておきましょう。

ビルの場合、決まった時間に全ての電気が落ちるようになっていることもあるので、
何時から何時まで事務所として使用できるのかも確認してください。

社用車を利用している場合は、物件自体や周辺に駐車場があるかどうか、
1か月の駐車場賃料はいくらぐらいかも聞いておいた方が良いですよ。

オーナーや管理会社に解約を半年前に通告するので、
遅くとも移転予定日の半年前までには移転先の物件を決めないといけませんよ。

事務所の内装やレイアウトを決める

物件が決まったらすぐに移転・・・というわけではなく、
移転作業時にバタバタしないよう内装のレイアウトを決めておきましょう。

複数の部屋があるような物件の場合は、
 ・執務室
 ・応接室
 ・会議室
 ・休憩室
などをどのように割り当て、机やオフィス機器などの具体的な配置も考えておきます。

初めての事務所移転で内装や机などのレイアウトをどうしたら良いか分からない場合は、
オフィスのレイアウトを作成している業者に相談してアドバイスしてもらうという手も
あります。

この事務所の内装やレイアウトを決めることは意外と重要ですから、移転先の物件を
決めてから1~2か月以内、遅くとも移転予定日の4か月前までには行っておきましょう。

新事務所で使う家具の選定

事務所の内装やレイアウトが決まったら、
今度は新しい事務所で実際に使う家具やオフィス機器を選んでいきます。

移転を機に机や椅子を新しいものに変えても良いですし、
今の事務所で使っているものを持って行っても構いません。

コピー機やFAX、応接室のテーブル、ソファなどリース品を利用している場合は、
移転後も同じものをリースし続けるのか、新しいものと交換するのかも
決めておいた方が良いですね。

ただ移転先の物件によっては、
今の事務所で使っている家具やオフィス機器では大きすぎたり小さすぎたり
といったこともあるので引き続き使用する場合は注意しましょう。

新しく導入する家具やオフィス機器が決まったら、業者に見積もりを依頼、
価格やリース料金に問題が無ければ発注しておきます。

不要になったリース品は返却すれば良いんですが、
不要になった自前の家具やオフィス機器については廃棄することになります。

新しい家具やオフィス機器を購入する業者にお願いするも良し、
リサイクル業者に引き取ってもらうも良し、家具やオフィス機器の廃棄方法も
決めておかないといけませんよ。

事務所の内装のレイアウトを決めたらすぐに家具やオフィス機器の選定に取り掛かり、
遅くとも移転日の1か月前までには発注まで終えておきましょう。

引っ越し業者を選ぶ

住宅の引っ越しなら、家族や友人の助けを借りて休み日に自前で済ませてしまうことも
不可能ではありません。

しかし事務所の移転は、仕事と並行して行うことになるので、
休みの日に自分たちだけで行うのは難しいんですね。
(移転作業で従業員に休日出勤はさせにくい)

そうすると移転作業を引っ越し業者に依頼するわけですが、
 ・ハート引越センター
 ・SGムービング(佐川急便)
 ・オフィスガーデン
など法人向けのサービスが充実している業者を選ぶようにしましょう。

最初から1社に決めるのではなく、
複数社(できれば3社以上)から見積もりを取ることで移転費用の削減に繋がりますよ。

業者ごとにできることとできないことが違うので、他の業者はできるのに
こっちの業者では追加料金を払ってもやってもらえないこともあります。

ですから基本料金でどこまでやってもらえるのか、追加料金を払えば
どういったことをやってもらえるのかを確認しておいた方が良いですね。

ちなみに先に紹介した3社だと、追加料金は発生しますが、
 ・内装やレイアウトの設計
 ・電話配線
 ・不要になった家具の廃棄
なども請け負ってくれます。

家具やオフィス機器の廃棄とも関わってくるので、
移転日の2か月前までには引っ越し業者を選定しておきましょう。

引っ越し準備と引っ越し作業

事務所を移転することが決まったら、速やかに社内告知を行い、
従業員に移転計画を説明しておきましょう。

具体的な移転日が決まったら移転までの詳細なスケジュールを作成、
移転準備の役割分担も決めておきます。

具体的な移転準備としては、
 ・取引先などへの移転案内の発送
 ・新しい事務所の住所が印刷された名刺や封筒などの発注
 ・パソコンなどのデータバックアップ
 ・従業員個人単位で移転先に持っていくものと廃棄するものを仕分け
などです。

「移転案内」は移転日の1か月前に発送するのが一般的ですし、「名刺や封筒」は
移転日に間に合わないと困るのでこれも1か月前には発注しておかないといけません。

事務所全体のパソコンデータを自分たちでバックアップするのは大変なので、
引っ越し業者のオプションを利用したり専門業者にお願いするのも1つの方法ですよ。

移転日の1か月前には梱包材が引っ越し業者から送られてくるので、
あまり使わないものから順に梱包していきましょう。

実際の移転作業は引っ越し業者が行ってくれますが、移転元の事務所での忘れ物や
移転先の事務所での搬入時のトラブルなどに備えて、移転作業には立ち会いましょう。

事務所移転時には各種届出も必要

荷物の搬入が済めばそれで移転作業が全て終了、というわけにはいきません。

事務所を移転したら、
一定期間内に各関係機関に各種届出を提出しないといけないんです。

法人として登記している場合は、法務局に移転した日から2週間以内に
「本店移転登記申請書」を提出することになります。

それから税務局で
 ・事業年度、納税地、その他の変更異動届出書
 ・本店移転登記申請書(法人の場合)
 ・給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書
を移転した日から1か月以内に提出します。

さらに都道府県税事務所で、こちらも移転した日から1か月以内に
「事業開始等申告書」を提出しないといけません。

社会保険事務所には「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」を提出しますが、
こちらは移転から5日以内なので急ぐ必要がありますよ。

まだまだ終わりませんよ、今度は労働基準監督署に
 ・労働保険名称・所在地等変更届
 ・労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書
 ・労働保険関係成立届
 ・労働基準法に関するものの適用事業報告書(様式23号の2)
 ・就業規則(変更)届
 ・時間外労働・休日労働に関する協定届
 ・安全管理者選任報告(様式第3号)
 ・衛生管理者選任報告(様式第4号)
 ・産業医選任報告(書式第4号)
などを提出しないといけません。

労働基準監督署に提出するものについては、
業種や法人か個人事業主かで提出の要不要が変わることがあります。

また提出期限もそれぞれ違いますから、移転の準備段階でいつまでに何を
提出しないといけないのか労働基準監督署に確認しておきましょう。

まだあります、公共職業安定所(いわゆるハローワーク)には、
移転から10日以内に「事業主事業所各種変更届」を提出します。

必要に応じて
 ・防火管理者選任届・・・消防署
 ・自動車保管場所証明(車庫証明)・・・警察署
の提出も必要です。

忘れちゃいけないのが、
郵便局に提出する「郵便物届出変更届」(いわゆる転居届)です。

これを提出しておけば、事務所移転後1年間は旧事務所に送られきた郵便物を
新事務所に転送してもらうことができます。

電気・ガス・水道の利用開始、電話・インターネット回線の開通を自分でしないと
いけない場合は、これも忘れずに手続きしておきましょう。

事務所移転はアウトソーシングするのもアリ

通常業務と並行して、
ここまで説明してきた移転作業を行うのはなかなか大変だと思います。

実はこうした事務所の移転作業を一括で請け負ってくれる
 ・オフィス移転マネジメントプロジェクト(PM)
 ・オフィスコンサルティング
といったサービスを行っている業者がいくつかあります。

多少費用はかかると思いますが、原状回復工事など旧事務所の後始末から
新事務所での各種届出まで全て代行してもらえます。

事務所の移転作業によって通常業務に支障が出るようであれば、こうした一括で
移転作業を請け負ってくれるサービスを利用するのもアリだと思いますよ。

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