飲食店のネット回線

小規模オフィスに固定電話回線は引くべき?

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開業して会社を立ち上げる際、
オフィスとなると物件を借りるのを筆頭に色々と費用がかかります。

開業資金は無限に使えるわけじゃありませんから、
どこかを始末して少しでも経費を減らさないといけません。

そこで真っ先に始末されがちなのが、オフィスで使う電話回線です。

今や1人1台スマホや携帯電話を持つ時代となっており、
自宅に固定電話回線が無いという家庭も珍しくなくなっています。

1~2人など数人程度しか従業員が居ない小規模なオフィスなら、
自宅と同じように固定電話回線が無くても困らないと思ってしまいます。

たしかにスマホや携帯電話があれば
固定電話回線が無くても困らないかもしれませんが、
小規模なオフィスでも固定電話回線があることでメリットも生まれるんです。

そこで小規模なオフィスに固定電話回線を引くメリットと、
お得に固定電話回線を引く方法を紹介しましょう。

固定電話の有る無しで会社の信用が変わる?

サラリーマンとして仕事をしていると、時折オフィスに固定電話を引かずに
スマホや携帯電話だけで営業している会社に出くわすことがあります。

少し古い考え方と言われるかもしれませんが、
固定電話を使っている会社と使っていない会社では、
固定電話を使っている会社の方が何となく信用できるように思っちゃうんですよね。

最終的にはサービス内容や担当者の人柄で取引するかどうかが決まるものの、
そこに辿り着くまでのとっかかりとして「体裁」が重要となります。

オフィスで固定電話を使っていなくてもちゃんとしている会社も多くありますが、
一定年齢以上になるとどうしても固定電話を使っている方がちゃんとしているという
イメージが強くなるんですね。

逆に言えばオフィスで固定電話を使っているだけで、
第一印象でちゃんとしている会社だと判断してもらえるということにもなります。

ですから従業員が数えるほどしか居ない小規模なオフィスでも、
固定電話は使った方が良いんですね。

固定電話があるとFAXが使える

LINEやSNSの普及で若い世代ではメールすら存在感が薄くなっており、
FAXなんて使ったことすらないなんてこともあるかもしれません。

たしかに家庭ではFAXを使うことはほとんど無いでしょうし、
FAXが使えるようになっている家もそれほど多くないと思います。

しかしビジネスにおいてはFAXはまだまだ健在で、
業態によってはFAXが使えないと仕事にならないなんてこともあったりするんです。

例えば飲食店で食材を卸業者から仕入れる場合に、
発注はFAXでしか受け付けていないということも少なくありません。

以前に比べるとメールやインターネットで受発注ができる業者も増えているものの、
まだまだFAXのみで受発注する業者も多くなっています。

なので飲食店に限らず、何らかの物品を受発注する業態だとオフィスの規模に
関わらずFAXが使えた方が良いというわけです。

FAXを使うには固定電話回線が必要ですから、
必然的にオフィスでは固定電話も使うことになるんですね。

小規模オフィスで固定電話を使うデメリットは?

小規模なオフィスで固定電話を使うことには良いことばかりではなく、
当然デメリットもあります。

1つは費用の問題で、これが大きなネックとなり最終的にオフィスに固定電話を
置かないと決めることもあります。

オフィスの固定電話としては、NTTのアナログ電話を使うのが一般的です。

NTTのアナログ電話を設置するのには、
1回線当たり36,000円ほどの施設設置負担金が必要となります。

小規模なオフィスなら1回線だけでも良いですが、固定電話とFAXで電話番号を
変えるのに2回線使うとなると設置費用だけで70,000円以上かかってしまいます。

さらに利用料金もオフィス用だと基本料金だけで1回線当たり月2,400円ほど
かかります。

プラス通話料も発生しますから、
よく電話をかける場合には1回線当たり月5,000円以上の電話代となります。

スマホだと格安SIMを使うことで、
通話料も含めて1回線当たり月2,000円ぐらいに収めることも可能です。

NTTのアナログ電話を施設設置負担金無しで設置することも可能なんですが、毎月の
通信費を考えると固定電話を使わずに格安SIMでスマホを使った方がお得ですね。

オフィスを移転する際の手続きが面倒

開業から1年2年経って事業が上手く行っていれば、
より立地条件の良い物件へオフィスを移転するなんてことになるかもしれませんよね。

オフィスの移転準備は自宅の引っ越しのように休みの日にまとめてといったことが
できませんから、業務の合間を縫って少しずつしなければいけません。

それだけでも面倒なのに、
さらにオフィスで固定電話を使っていると移転手続きも加わってきます。

NTTでは電話回線の移転工事は基本的に予約制で、
移転日の1~2週間前に予約を入れておく必要があります。

万が一工事の予約が遅れると、
移転してからしばらくオフィスで固定電話が使えないことになってしまいます。

また施設設置負担金を払って固定電話を導入している場合は、
オフィスが移転しても電話番号はそのまま使うことができます。
(同一市内での移転に限る)

ところが施設設置負担金無しの「ライトプラン」で固定電話を導入した場合は、
移転先への電話番号の引き継ぎができません。

施設設置負担金を払うことで「電話加入権」が取得でき、電話加入権があると
引っ越しや移転の時でも電話番号を持ち運ぶことが可能になるんですね。

オフィス移転によって固定電話の電話番号が変わると、
電話番号が変わったことを関係各所に周知するという手間まで発生してしまいます。

スマホや携帯電話なら市や県をまたいだオフィス移転でも電話番号が変わることは
無いので、住所変更の手続きぐらいで関係各所への周知の手間もかかりません。

ちなみにNTTのアナログ電話をライトプランで導入した場合でも、
後から施設設置負担金を支払って電話加入権を取得し、
移転時に電話番号を持ち運ぶことができますよ。

小規模オフィスの固定電話は「ひかり電話」がお得

今やインターネット回線は「社会インフラ」であり、
規模に関係無くオフィスでインターネットが使えないと仕事になりません。

家庭だと通信費を抑えるのにモバイル回線を使うこともありますが、
オフィスで使うインターネット回線としては「光回線」が一般的です。

オフィスで光回線を使うのであれば、
固定電話は光回線のオプションである「ひかり電話」を使うとお得です。

通常のアナログ電話は、先にも書いたように設置するだけで30,000円以上の費用が
かかり、毎月の利用料金も1回線当たり2,000円以上かかります。

ところがフレッツ光のひかり電話であれば、設置費用不要で基本料金は
月500円で利用できます。
(フレッツ光の開通費用は必要)

しかも月200円プラスするだけでもう1回線使えるようになり、
さらに月100円プラスすれば2つ目の電話番号も使えます。

ですからオフィスで固定電話とFAXで電話番号を変えたとしても、
月800円で済むんですね。

ひかり電話でもアナログ電話と同じ「03」など市外局番から始まる電話番号が
使えますし、オフィス移転時も同じ光回線を使うのであればひかり電話の電話番号も
変わりません。

ひかり電話なら通話料も安い

業態によっては、オフィスから電話をよくかけることもあるかもしれません。

ひかり電話は通話料もアナログ電話より安いので、
電話をよくかける場合はよりお得となります。

アナログ電話の通話料は
 ・市内・・・3分8.5円
 ・県内市外・・・3分20~40円
 ・県外・・・3分20~80円
となっています。
(県内市外と県外は発信元から距離によって金額が変わる)

一方ひかり電話の通話料は一律3分8円ですから、市内への電話はアナログ電話と
大差ないものの、県外への電話だと最大10分の1に通話料を抑えることができます。

スマホや携帯電話との通話料も、ひかり電話の方が大幅に安いんです。

アナログ電話からスマホ・携帯電話にかけると
 ・ドコモ、au・・・1分30円
 ・ソフトバンク・・・1分40円
の通話料がかかります。

ひかり電話からスマホ・携帯電話にかけた場合は
 ・ドコモ・・・1分16円
 ・au、ソフトバンク・・・1分17.5円
とアナログ電話の半額ぐらいの通話料で済みます。
(金額はフレッツ光のひかり電話のもの)

「ひかり電話A」ならオフィスの電話に欲しい機能がお得に使える

オフィスの光回線をNTTのフレッツ光にして、そのオプションとしてひかり電話を
導入すると「ひかり電話A」というサービスが利用できます。

ひかり電話Aは、通常のひかり電話サービスに加えてオフィスで使う固定電話に
欲しい機能が標準的に利用できるようになっています。

従業員の少ない小規模オフィスでは、
ムダな電話対応に時間を取られるだけでも業務の効率が落ちてしまいます。

そこで電話をかけてきた相手の電話番号が表示される機能(ナンバーディスプレイ)、
非通知着信に対して番号を通知してかけ直すように自動で対応してくれる機能
(ナンバーリクエスト)は最低限欲しいところです。

加えて迷惑電話として登録した番号からの電話に自動で対応してくれる機能
(迷惑電話お断りサービス)もあると、ムダな電話対応で業務の効率を落とす心配が
無くなります。

また大きな取引先の相手からの電話を取り損ねると商機を逸することにも
なりかねませんから、通話中でも別の着信に対応できる機能(キャッチホン)もあると
便利です。

小規模オフィスだと、従業員が全員出払ってオフィスにかかってくる電話に
誰も出られないなんてことも無いとは言えません。

ですからオフィスの固定電話に着信があったことをメールで知らせてくれる機能
(着信お知らせメール)やオフィスにかかってきた電話をスマホや携帯に転送できる
機能(ボイスワープ)も使えた方が良いですね。

アナログ電話でこれらの機能を全て使うと
 ・ナンバーディスプレイ・・・400円
 ・ナンバーリクエスト・・・200円
 ・迷惑電話お断りサービス・・・600円
 ・キャッチホン・・・300円
 ・ボイスワープ・・・500円
の合計2,000円が電話料金とは別に発生してしまいます。
(アナログ電話で着信お知らせメールは利用できない)

これがひかり電話Aだと、ひかり電話に加えてこれら6つのオプションが
標準装備された上に480円分の無料通話が付いて月1,500円で利用できます。

もちろん月300円追加すれば、
ひかり電話Aでも2つ目の回線と2つ目の電話番号が使えますよ。

光回線のオプションであるひかり電話を使えば、
手間も費用もかけずにオフィスで固定電話が設置できます。

さらにひかり電話Aにすることで、ムダな電話対応による業務の非効率化が解消され、
大事な取引の電話を取り損ねることも無くなるんですね。

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